TSUEI MA MA Foundation for Housing and Community Services
 
 
  
 
 

壹、前言

  時至今日,民主政治,已公認為進步合理的政治。民主的要義,是統治權力,屬於人民。也就是以民眾意志為依歸的政治。民眾數目多,意見不一,民眾意志,何由表達多數相同的意見,可何獲得少數相異的意見,又如何了解往往需要透過或借重會議來映現。民主政治的主要運用,是在議場,不在戰場。在議場辯是非,而不在戰場拼死活。所以民主政治是一種政治制度,其優點:不僅在能以和平選的方式,產生負責的領導者,更在其能運用各級表達民眾意思的民意機構而反映民意實現民意。民主政治是會議政治,是以議為政之治。

  尊重個性Respect for Individual Personality,信賴理性Belief in Rationality,講平等Equality,尚公正Justice,重法治Rule by Law,都是民主政治的特色,在民主政治之下,人纔有尊嚴,人固應重視自己,也不應輕視別人。自己的意見,固然希望別人尊重,別人的意見,自己也應予尊重。民主社會因而有一項重要的假設,即相信人類為有理性的動物Man is a Rational Being,相信人類只能藉試驗與試錯,以尋求解決問題的方法,認定討論的方式,至為重要:「不斷的需要協議」The needs for compromise和「自由交換意見」The free exchange of ideas成為民主政治的兩個重要基石。因之,會議便成為民主政治的重要產物,民主政治又實為一種生活方式。在民主茉會主持會議或參與會議,就成為國民的經常活動,黨政人員或民意代表,更不用說了!

  參與會議的人,即都有發言的責任,而幾百人或千人的會議,又勢難做到人人能暢所欲言,更不易得 到公認的合理解決。意見的差異,即需經講理或辯論的方法,盡可能的求其趨於一致,更應認為多數人的意見,為此較合理,而以表決的方法,達成決定。各人的意見,各人的看法,儘管不同,而經過表決,使少數服從多數,結果,行動還是一致的。所以民主社會,不祇需要會議,而會議也需要有適當的議事程序。為了使「會而能議」「議而能議出可行」的結果──決議。如經過「討論」「辯論」「表決」等程序,以獲得多數認可的決定,就自然更需要一套完整的議事規則。

  所謂民主的生活方式,即遇事,尤其是有關公共的事,大家要積極參與,不要規避;如有意見,更要儘量提出,不要沉默;經過大家以平等的地位,互相討論而得不到一致結論時,則以表決方法取決於多數,決定以後,大家一致服從,退無復言,這樣才能既集思廣益,又能集中意志與力量,以發揮民主的功能。民主並不能消除不同的意見,相反的它還要鼓勵大家提出不同意見,使是非真理因愈辯而愈明。民主制度的可貴處就在它有方法來處理不同的意見,使少數服從多數,行動歸於一致。所以必先在實際生活中養成這種民主生活方式及其習慣與觀念,民主才會生根,亦才會有民主的社會,民主的政治。我們若要評判一個國家民主的程序如何,最容易的辦法,就是看他自公私生活中是否有以會議方式來處理的觀念與習慣,及其開會議事的秩序效率如何,就可得到答案。

貳、會議的定義和種類

一、會議的定義:

  「凡是三人以上,循一定的規則,研究事理,達成決議,解決問題,以收群策群力之效者,謂之會議 。」(會議規範第一條)

  因為有些事情,或者是道理,單憑一、二人的考慮,是不容易求得一個合理的解決方法,更不容易取 得多數人的協力的,如果有多數人的商討,並依一定的議事規則,不但可節省開會時間,而所獲得的決議,也易收到群策群力的效果。

二、會議的種類:

  關於會議,一般的分類,約有三種:(一)為臨時會議,是為應付特殊事件而召集的。(二)為委員會,乃受高級團體的委託,以審查指定事件,而提出解決辦法的。(三)為永久集會,是有固定的目的為處理其經常事務而召開的。

  依時間分,第一、二兩種為暫時性的會議,第三種是永久性的會議,就議事程序說:凡是依照議事規 程以議事的會議,不論規模大小,都可稱為正式會議,凡是不依照議事規程以議事的會議,祇能算是非正式的會議。

  依會議的性質分,有「決定團體意思的會議」和「便於研習的會議」兩種,前者如國家的各級議會, 後者如共同研習會(Brain Storming or Seminor)圓桌會議(Round Table Discussion)工作會議(Work- Shop)座談會(Symposium Forum)。會議中的小組討論會(Panel Forum)或是各種獨立型的小組會議都會。

參、會議的召開和準備

一、會議的召開:

  成功的會議,可以解決存在的問題,溝通會員的觀念,可以團結民力,糾合人心,俗語云:「多一份準備,就多增加一份成功的機會。」經過相當的準備而召開的會議,更能促使參與人的意志集中,提高會議的成就。尤其一個會議的召集人,對於會議的準備,必須特加注意,不僅應悉心的準備,更應隨時查察其準備的進度,會後並須加以檢討,以供下次會議準備的參考。

(一)會議目標的確定

  會議準備的第一件大事,是「會議目標的確定」,目標確定以後,纔能釐訂會議的主題,策訂討論範圍,如是經過檢討審議,再作召開會議的裁定。

(二)會議時間的安排

  依據會議內容的繁簡,對時間作適當的分配與安排,除掉訂定開會的日期以外,對於整個會期的長短,每一議題預定的研討時間,大會的分組討論的時間,甚至每一分組分座時所需要的時間,參與人簽到、報到、入座、休息、用茶點、進餐等時間,都要作初步的預計和安排。

(三)會議程序的擬定(Order of Business)

  會議程序是指從開會到散會,所有經過的全部節目程序而言,擬訂的方式,不外兩途:(1)通常由大會召集人預先擬定,在開會時由主席宣讀,提經會議認可實施,否則,預付表決。(2)重要的正式會議,或規模較大的永久性會議,由大會秘書處,或程序委員會編擬,經過審查後,提請大會認可,或予修正後實施。

(四)議事日程的編定

  議事日程是經「預定程序」決定,在本日討論的議案,這與會議程序是兩回事。英文就是Orders of the Day,通常是於開會之前,由主席、召集人、或秘書處、或程序委員會,預先編訂。最好能於會前送達,否則,亦應於開會時宣布,使參與人了解本次會議將議何事,及其討論的次序。如出席人的提案,事先未經送到,議程自不能預到或臨時宣佈,但議程中可列「臨時動議」一項。

(五)會議資料的蒐集與編印

  應盡可能視時間和經費的許可,按照會議所定的目標,就會議主題及其討論範圍,蒐集有關動要的法 令規章,典範實例,予以編印,供作討論議案的參考。如有這類資料,最遲應於會議前日,送達與會人員。這對提高會議的績效,關係至大。

(六)會議場所的選定

  應參酌會議性質,參與人數,並應顧及環境寧靜,交通便利,光線、衛生等。至於會場的佈置,更應配合會議的性質,透過設計,作必要的佈置。

(七)會議的召集

  會議的召集,依其會議的種類,和性質的不同,按左列規定,予以召集。(1)臨時性集會,由發起單位,或發起人,或籌備人召集。(2)永久性集會,由其負責人召集,每屆改選後的第一次會議,由召集人中,得票最多者,或前屆負責人召集。(3)委員會,由理事會推選的召集人,或首名委員為召集人,予以召集。

  不論由何人召集,均應於會前適當時間(通常為一週或兩週)之前,將開會日期,地點,以書面通知各參與人,或利用大眾傳播工具,予以公告,可能時,並應附送議程,及有關資料。

(八)會議的紀錄

  會議的紀錄,是議場記實的檔案,紀錄人員的設置,為會場不可或缺的措施,紀錄人員由主持人指定,或由參與人推選。各種永久性的集會,多半設有專任的固定的紀錄人員。凡議場各種事件(註),議案表決的結果,(無論可決,否決)及選舉的票數,均須分別一一記載。紀錄以記當場的事實為原則,不必將各人所有的發言,完全記下,但在特別重要會議,遇必要時,得將所有言論,予以紀錄。

 註:此指會議名稱、會次、時間、地點、出席人數。

(九)會場意外的防止

  凡事不能都是朝著順利的方面想,對於會議的準備,也不應例外,對於意外事件事前都要設想週到,而加以防備,庶不致臨時張惶失措。

(十)會前的查察

  負責籌備會議的人,對於會議準備工作,於會前不應只聽別人的報告,應該自己親身察看,看看會場還有什麼需要改善的地方。看看會場的環境與設備,是否可以防止緊急事件的發生。為了會場秩序能夠做到井然有序,最好事前作一次演習,尤其是大規模的正式會議,必須作一次甚或多次的演習;我們應該記住:沒有預演過的戲劇,是很少不失敗的。

(十一)會後的檢討

  成功的會議,決不會在散會以後,就算終結,它必須更進一步的計劃,保證在會後,使那次會議,仍能在大家的思想和行動中留下一些影響。「檢討」是一種由目標起至目標止的過程,是從錯誤的經驗中學習,而不斷地改進工作方法的過程,它是計劃過程本身的一部份以評衡這次準備工作的得失,檢討會場工作額於會議的本身是否有一些幫助。

二、開會額數

(一)開會額數

  開會額數即「開會所需的人數」,亦即開會時出席人必須達到某種特定數額以上,方能開會,一般習慣稱為開會的法定人數。因為許多會議,其開會額數並非為法律所定,所以「開會額數」一詞,似較「法定人數」一詞為妥。一個會議,必須達到足夠開會的額數,始能開會,否則,即使開會,也是沒有效用的。所以在開會以前,例須清查人數,一定到了足額,才可宣佈開會,這是一項重要的規定,萬萬不可忽略的。應到人數,是以全體總數,減免因公因病的人數計算。開會的額數,並非是一律的。

(二)不足額問題

  因無故不出席故未達開會額數,影響開會,應在第二次延會前,由出席人過半數之決議,決定第三次開會日期,預先以書面加敘經過,通知全體應出席人。第三次開會時如仍未達開會額數,但實到人數已達三分之一以上者,得以實到人數開會,並得對無故不出席者,為處分之決議。

  如有候補人列席者,得依次補足缺席人之席次。候補人遞補後,開會仍不足額繼續三次者,得由出席人過半數之同意為變選或改組之決議。以上有會議規定者依其規定。

(三)談話會

  因天災人禍,須為緊急處理,而出席人因故未達開會額數者,得開談話會,依出席人三分之二以上之同意,作成決議行之,但該項決議應於會後儘速通知未出席人,並須於下次正式會議,提出追認之。

(四)開會後缺額問題

  會議進行中,經主席或出席人提出額數問題時,主席應立即按鈴或以其他方法催促暫時離席之人,回至議席,並清點在場人數,如不足額,主席應宣布散會;但無人提出額數問題時,會議仍照常進行。

三、會議議程

(一)由主席或臨時主席(發起人或籌備人)報告出席人數,並宣布開會。

  1. 推選主席。
  2. 主席報告議程及各項程序預定之時間(已印議事日程者可免)。
  3. 主席報告議程後,應徵詢出席人有無異議,如有,應提付討論及表決。

(二)報告事項

  1. 宣讀上次會議紀錄(如係第一次會議,此項從略)。
  2. 報告上次會議決議案執行情形(無此項報告者從略)。
  3. 委員會或委員報告(無此項報告者從略)。
  4. 其他報告(如有其他各種報告,應將報告中之事項或報告人,一一列舉,無則從略。
  5. 以上各項報告完畢後,得對上次決議案之執行,或其他會務進行情形,檢討其利弊得失,以及改進之方法。

(三)討論事項

  1. 前會遺留之事項。
  2. 本次會議預定討論之事項(應將各預定討論一一列舉)。
  3. 選舉。
  4. 散會。

四、議事紀錄

  1. 會議名稱及會次。
  2. 會議時間、地點、人數。
  3. 列席人、請假人、主席、紀錄姓名。
  4. 報告事項。
  5. 選舉事項、選舉辦法、票數及結果。
  6. 討論決議事項。
  7. 其他重要事項。
  8. 議事紀錄應由主席和紀錄分別簽署。

肆、基本議事規範的認知

一、開會額數:全體總數減免因公因病人數之1/2過半。

二、發言

(一)發言地位的取得

  出席人要想發言,須先舉手並口呼主席,請求發言:或以畫面請求,遞交主席,經主席認可後,始得發言。但「權宜問題」、「秩序問題」、「會議詢問」暨「申訴動議」,無需取得發言地位,並得間斷他人的發言。

(二)發言性質的聲明

  出席人於取得發言地位後,須首先聲明其發言的性質,對在場之問題,為贊成、為反對、為修正,或為其他有關動議。其作用在防止不合秩序的發言,以免浪費時間,及幫助會眾了解發言人的主旨,提高議事效率。

(三)發言的禮貌

  發言應保持禮貌,乃現代民主國家公民應有的修養與風度,發言應就題論事,除以對人為主體的議案外,不得涉及私人私事,並不得直呼他人的姓名謾罵。

(四)發言的限制

  同一議案,每人發言以不超過兩次,無次以不超過五分鐘為宜。但所有出席人,均已輪流講畢或另有規定者,不受此限。

(五)書面發言

  出席人如不願口頭發言,可將要點,以書面提請主席,依序交紀錄或秘書人員代為宣讀。

三、怎樣處理動議

(一)動議的意義:

  「動議為對事體處分的提案」(民權初步第三十一節)其意義即為出席會議的人,提出一個問題或意見,請求會場予以討論或採納的意思。會議中議案的來源,計有兩種,一種是口頭的動議,一種是書面的提案,名稱和提出的手續,雖各略有不同,但其作用是一樣的。

(二)動議的種類:

依據會議規範第卅條的規定,動議分下列數種:

  1. 主動議:一種議不附屬於任何動議而能獨立存在者屬之
  2. 附屬動議:一動議附屬於他動議,而以改變其內容或處理方式為目的者屬之,其種類如下。
    • 散會動議(休息動議)
    • 擱置動議
    • 停止討論動議
    • 延期討論動議
    • 付委動議
    • 修正動議
    • 無期延期動議
  3. 偶發動議:議事進行中偶而發生的問題,得提出偶發動議,其種類如下:
    • 權宜問題
    • 秩序問題
    • 會議詢問
    • 收回動議
    • 分開動議
    • 申訴動議
    • 變便議程動議
    • 暫時停止實施議事規則一部之動議
    • 討論方式動議
    • 表決方式動議

(三)動議的提出:

  會議規範對於動議的時機,附議程序,不得動議之時以及提案之提出,均有詳細的規定。

  1. 動議的時機:
    • 主動議──應於無其他動議或事件在場時提出之。主動議在場待決時,不得再提另一主動議。
    • 附屬動議──應於其有關動議,進行討論中,提出之。
    • 偶發動議──得視各該動議的性質於有關動議或事件,在場時提出之。
  2. 動議的附義:附議的意義不是贊同此動議,而是贊同討論這個動機,動議者發動議只是個人之意見,但經附議與主席接述後,此動議就已成為會場大眾之動議。
  3. 動議的程序:
    • 動議者向主席請求發言地位。
    • 主席承認動議者之發言地位。
    • 動議者發動議而坐。
    • 附議(以口呼附議為之)。
    • 主席接述動議,並付討論。(會議規範第卅三條)
  4. 提案:動議以書面為之者,稱提案,提案除依特別規定,得由個人或機關團體單獨提出者外,須有附署,其附署人數,如無另外規定,與附議人數同。(會議規範第卅四條)

(四)附屬動議的優先順序:

  主動議只能提出於無動議當前的議場,附屬動議優先於主動議,七種附屬動議的本身,則有優先順序。其處理優先順序如下:

第一級,散會動議。(休息動議)
第二級,擱置動議。
第三級,停止討論動議。
第四級,延期動議。
第五級,付委動議。
第六級,修正動議。
第七級,無期延期動議。

  前項附屬動議,如有順序較低之附屬動議待決時,得另提順序較高之附屬動議。但有順序較高之附屬動議待決時,不得提出順序較低之附屬動議,如延期動議,在場祇能提出比它順序較高之散會動議,擱置動議,停止討論動議,而不能提出順序較低的付委動議、修正動議以及無期延期動議是。(會議規第第三六條)

(五)動議的收回:

  動議未經附議前,得由動議人,收回之。動議經附議後,非經附議人同意,不得收回。動議經主席接述後,原動議人,如欲收回,須經主席徵詢無異議後行之,如有異議,由主席逕付表決定之。動議經修正者,不得收回。(會議規範第四十二條)

(六)提案的撤回:

  提案在未經主席宣付討論前,得由提案人徵求附署人同意撤回之。提案經主席宣付討論後,原提案人如欲撤回,除須徵得附署人同意外,並須由主席徵詢全體,無異議後行之。提案經修正者,不得撤回。(會議規範第四十三條)

(七)動議的分開:

  動議具有數段性質者,得由主席或出席人,動議分開討論及表決。動議經分開表決後,仍應將全案提付表決。動議經分開表決後,仍應將全案提付表決。動議之各部均經否決者,該動議視為整個被否決。(會議規範第四十四條)

四、討論

(一)討論的定義

  「以狹義言,討論即對於一問題,具有成見,意趣不同,表決背馬而下反對之駁議也。但以廣義言,即包括對於問題一切評論,無論其為反對或贊成也。」

(二)討論的原則

  1. 「一時討論一動議」的原則-就是在同一時間之內只討論一個問題,在一個動議未經討論完畢,提付表決以前,不得另將其他動議提出討論。
  2. 「充分與自由討論」原則-即出席人的討論權,不受任何不當的限制。主席對於出席人所提發言討論的要求,只要合乎秩序,不得任意拒絕;出席人在參與討論時,除因違反議事規則,得由主席自動,或經其他出席人請求主席,予以糾正制止外,任何人不得加以阻撓。
  3. 「服從多數」的原則-少數服從多數,多數決定一切,為民主政治的重要原則。
  4. 「尊重少數意見」的原則-民主政治少數固應服從多數,而多數也應尊重少數的意見。

(三)討論的範圍

  1. 可充分討論的動議:除押出動議、復議動議與預定議程動議,為有限度討論外,一切主動議,及偶發動議中的申訴動議和變更議程動議,經附議成立後,均可充分討論,不任何限制。
  2. 有限度討論的動議:為附屬動議中的延期討論、付委、修正、無期延期四種動議,以及特別主動議中的復議動議,與預定議程動議。討論時,除最後一頁,以程序應否預定之時日、會期、會次等為限外,其餘各項,均不得涉及本題。
  3. 不得討論的動議:如特別主動議中的抽出動議,附屬動議中的散會、休息、擱置、停止討論四種。動議及偶發動議中的權宜問題、秩序問題、收回、分開、暫時停止實施議事規則、變更議程,及討論方式、表決方式等各動議,均不經討諞逕付表決。一切有關會議之詢問,亦不經討論,得由主席或有關人員,逕予答覆。權宜問題、秩序問題,均不需附議,由主席裁定;散會動議、擱置動議、抽出動議、停止討論動議、分開動議、休息動議、暫時停止實旅議事規則一部之動議、收回動議,以及表決方式動議等,都需要附議,由主席逕付表決。

(四)討論的程序

  會議規範第四十六條,對於內容複雜或條文式的議案,有下列的規定:
  1、審查全案要旨;2、分章分節討論;3、全案付表決;4、標題之討論。

五、表決

(一)表決的方式

  1. 舉手表決(或用機械表決)。
  2. 起立表決。
  3. 正反兩方分立表決。
  4. 唱名表決。唱名表決之方式,如經出席人提議,並得五分之一以上之贊同,即應採用。出席人應名時,應起立答應「贊成」、「反對」或「棄權」。如未應名,再唱一次,但不得三唱。
  5. 投票表決。

(二)表決的額數

  即通過議案,必須的最低限度的人數。一般規定為「較多數」和「大多數」兩種。所謂「較多數」,即參加表決的兩方中,占比較多數的一方,如贊成的人數較多,議案通過,反對的人數較多,議案否決,至於比較多數之實際數目,究為若干,是否已達出席人的過半數或三分之二,或其他更高的額數,均非所問。所謂「大多數」即為過半數以上,亦即較半數多一以上之數。議案如無特別規定時,應以獲較多數之贊同者為可決。但凡影響團體或個人權利義務之議案,或有關團體財產處分之議案,或其他特別重要之議案,為求慎重起見,通常都須獲得大多數的票數,方為可決。通常多於團體的組織章程,或議事規則,或有關法令中,事前予以明文規定,是為特定的決額數。除對「討論時間的延長」、「收回動議」及「刪除紀錄」等,民權初步言明「須獲得全體一致之表決」,對於有人提議用點名表決,須得五分之一的贊成外,其餘會議規範第五十九條有如下的規定:

  1. 須得參加表決之四分之三以上之贊同者:
    • 關於變更團體宗旨或目的之表決。
    • 關於團體解散之表決。
  2. 須得參加表決之三分之二以上之贊同者:
    • 關於修改團體組織或議事規則之表決。
    • 關於罷免會員之表決。
    • 關於處分團體財產之表決。
    • 關於已通過議事程序變更之表決。
    • 關於暫時停止實施議事規則一部之動議之表決。
    • 停止討論動議之表決。

(三)兩面俱呈

  「兩面俱呈」即一個議案必須就贊成與反對兩方面,分別舉行表決,除有特別規定的數額外,如贊成者為多數,即可決;反對者為多數,即為否決。可否同數時,如主席不參與表決,亦為否決。(在此所謂表決人數的二分之一、三分之二等等,皆指的是參加表決的人數而言,並非指全體參加會議的總人數。)

(四)無異議認可

  講場中對於各種例行事項,或不致引起爭辯的事實,常用徵詢有無異議方式:如無異議,即為認可,其效力與表決通過相同。如有異議,仍須提付討論及表決。但經主席徵詢無異議,並已宣布認可後,即不得再行提出異議。無異議認可適用的範圍,會議規範第六十條規定有下述四項:1、宣讀會議程序;2、宣讀前次會議紀錄;3、依昭預定時間宣布散會或休息;4、例行的報告。

  凡事獲得參加表決之多數為可決的議案,都可以徵詢無異議方式行之,但主動議及修正動議,不在此限。

(五)重行表決

  會眾對表決結果,如發生疑問,可立即提出權宜問題。經主席認可之後,重行表決。主席如對表決之數,發生疑問,亦可逕行請求會眾重行表決。上述之權宜問題或請求之提出,應於表決後立即行之。如已有他事間隔,則不得提出。重行表決以一次為限,不得再提出疑問,請求為二次之表決。

(六)表決的順序

  1. 凡主動議之提出,其先提出者,先討論,先表決。
  2. 附屬動議之表決,在主動議先。
  3. 附屬動議本身之表決,依其優先等級。
  4. 修正案之表決,先於本題,而第二修正案之表是,優先於第一修正案。
  5. 替代案之表決優先於酉級議案之修正案。
  6. 關於人選、款項、時間、數字等依提出之先後順序,依資表決至通過其一為止。

(七)正反票數相等的表決

  1. 通常在表決時,如正反票相等,即表示提付表決的議案被否決。
  2. 提請支持主席裁定的提議,如表決時正反票數相等,即表示維持主席的裁定,如主席亦參與此項表決,而表決結果,正反票數相等,是項提議,亦獲通過,亦即表示維持主席的裁定,惟通常主席不參與表決。
  3. 在正反票數相等時,主席得投下其自己的一票,以決定議案的通過或否決,但如主席在第一次表決時,即已參與,則不得再作表決。
  4. 正反票數相等,經主席宣布後,任何出席人,均得即時起立,表示改變其態度,如原來表示反對者,改為贊成,此案即獲通過。此時主席可詢問尚有無他人改變表決態度。惟在投票表決中,投票人事後不得改變態度;在投票表決時,如正反票數相等,議案即遭否決。
  5. 關於選舉時,遇有正反票相等情形發生,如數人競選,其中得多票的二人票數相等時,應再舉行第二次的選舉。在第二次選舉中,所有前次的候選人,除自動放棄者外,均得參加競選,現下通行如得會場通過,亦可就得票相等的二人,用抽籤法決定之。

伍、如何成功地主持會議

一、主席應具備之基本概念和態度

(一)主席的地位

  主席為會議的主持人,會議規範第十六條規定:「主席應居於公正超然之地位,嚴格執行會議規則,維持會議和諧,使會議順利進行。」

(二)主席的任務

  1. 依時宣布開會及散會或休息,暨按照程序,主持會議進行。
  2. 維持會場秩序,並確保議事規則之遵行。
  3. 承認發言人地位。

      出席人在會中,以「口呼」、「直接起立」、「舉手」或「書面」等方式,請求發言地位後,主席應點首示意,或稱呼會員,准其立即發言,或記錄各請求人之姓名席次,依次准其發言。如有二人以上同時請求發言時,依照會議規範第二十六條之規定,由主席參酌下列情形,指定其先後先序。

    • 原案人有所補充或解釋者。
    • 就討論之議案,發言最少,或尚未發言者。
    • 距離主席較遠者。
  4. 接述動議
  5. 依序將議案宣付討論及表決,並宣布表決結果。
  6. 簽署會議紀錄及有關會議之文件。
  7. 答復一切有關會議之詢問,及決定權宜問題與秩序問題。

(三)主席應避免的事

  1. 不能在主席位置上,動輒發表關於動議的意見。
  2. 不應過早將動議呈眾表決,而不假以討論的時間。
  3. 不可輕易打消動議,在堅持必須附議的團體,其動議未得附議者,寧自行附議,而不願任其打消。
  4. 以不參與表決為原則,惟可加入少數方面使成同數,打消動議;也可於正反相等時投入任何一方使其通過;或主席於議案可決有特別規定之額數者,如相差一票,即達規定額數時,得參加一票,使其通過,或不參加使其否決。例如:某一議案,會員出席人數為三十人,依特別規定,須有三分之二人數通過,即為二十人,經表決贊成者十九人,主席如參加一票,即為通過,如不參加,即為否決。除此之外,最好不輕易參與投票以示超然。
  5. 主席應儘量避免發表自己的意見,如必須發言,最好事先聲明「本人離開主席地位,發表一點個人意見」。
  6. 避免指呼出席人姓名,使之發言。(與會者自稱「本席」,稱別人為貴席。)

二、主持原則

(一)關於主持人本身者

  1. 主席乃會議的主持人,他必須表現出高度的服務熱忱,謹慎將事,任勞任怨,為會議服務,這樣,便能得到會議參與人的尊敬和擁戴,而使會議圓滿成功。
  2. 主持人不必滿足每一參與人的要求,但必須適合大多數人的意向。
  3. 主持人不應多說話,應讓參與人多說話。
  4. 主持人應求能使參與人盡量發表意見,但無須表示自己的見解。
  5. 適時制止會中不合議事規則的動議及辯論。
  6. 主持會議進行活潑順利,但主持人應避免參加辯論。
  7. 主持人處理問題態度應堅決,避免猶豫不決。
  8. 主持人應嫻熟會議法則,始能領導會眾,糾正會眾的錯誤。
  9. 主持人應摒除偏見,處理事務應剛柔適中,不偏不倚,才能使會眾心稅誠服,融洽和諧。
  10. 主持人所用的語,要適合會眾。
  11. 主持人對問題的用字,要清楚確實。
  12. 主持人應尊守一種原則,儘量使正反兩方,有公平發言的機會,主持人應任出席人以多數來決定議案。
  13. 會議的本身便是一種民主的生活方式,主持人必須了解處理會務的民主原則,即:「以是非為準則」,「以討論定趨向」,「以多數為依歸」。
  14. 遇到會場爭論激烈相持不下時,主持人應設法和緩空氣,解釋誤會,必要時得宣布暫時休息。
  15. 在會議進行中,參與會議的人,都希望對於下面幾個問題,得到了解:
    • 這次會議是為什麼?即會議的目標安全?
    • 討論什麼?
    • 節目表或議程是些什麼?
    • 會中希望大家做些什麼?

        主持人應設法讓大家知道他們所希望了解的事,這樣會議更易收到良好的效果。

  16. 主持人對於議案表決,除應注意表決的方式外,並宜留心下列各點:
    • 主持人對於議案討論時間已經進行很久,為節省開會時間,便可宣稱:「本案擬停止討論,開始表決」,稍停片刻,以待參與人的反映,如果沒有人反對,即不再討論,進行表決。
    • 對於重大的議案,會場縱無反對意見,為示鄭重,亦應提付表決。
    • 當大會對於議案,終止討論,進入表決階段時,應先將議案題目全文,向大會重述一遍。
    • 大會表決時,應先問贊成者舉手或起立,次問反對者舉手或起立,然後將正反兩方票數及表決結果,向大會明白宣布。
  17. 任何會議中,均可能有一、二專事與主席為難的吹毛求疵者,典於主席的主持會議,實成為一種嚴重的威脅,因之不可掉以輕心,而必須設法作有效的防範與應付。

(二)關於討論者

  1. 激勵會員使能充分參加討論。
  2. 使討論不離本題。
  3. 控制討論的進度。
  4. 增進會場的和階氣氛。以利討論。

    (本資料節錄自會議的主持和參與,臺北:中國國民黨中央委員會青年工作會編印,民國七十一年出版,第五頁至六頁,十六頁至十八頁,二十七頁至五十一頁。)

陸、如何成功地參與會議

一、參與會議的重要性:

   民主的意義,著重於「參與」,使個人對自己生活相關事情,能有發言機會,故祇有在大眾受到尊重,提供機會讓每個人的意見表達,,民主才能秀過「參與」真正實現。

  1. 使各人權利受到尊重。
  2. 經討論後,可使決議更加可行和縝密。
  3. 使會眾更加提高參與會議之興趣。
  4. 避免會議被少數人所把持操縱。

二、參與人的權利和義務:

  1. 權利:具有出席會議,參與討論,提議或動議、表決、投票、選舉,或退出等權利。
  2. 義務:遵守規程,服從決議,及繳納會費等義務。

三、參與人違規之處分:

  如無故不出席會議、違反發言禮貌、違返議事規則。但對之作處分的決議需過半數之通過。

四、參與人應有之態度和認知:

  1. 會議前:具基本議事規範能力,培養民主理念。
  2. 會議中:
    • 按時到會,如中途離席應向主席請假。
    • 遵守議事規則和秩序。
    • 聽從主席合理的裁決和規定。
    • 協助主席維持會場秩序。
    • 討論問題對事不對人。
    • 發言力求精簡和不離題。
    • 消除偏見,尊重別人的觀點。
    • 貢獻自己的經驗和知識。
    • 服從多數通過之決議案。
  3. 會議後:扮演監督執行的解色。

柒、結論──會議能力的源泉

  會議為民主政治的產物,是一種制度,也是一種生活方式,主持會議或參與會議,即構成國民生活的一部分,議學的研求,也便益形重要。一個國民要想參與會議,善盡職責,主持會議而肆應有方,對於會議能力的培養不容忽視。

  語言的流利清晰,有關業務的熱習,專門知識的深入,常識的豐富,都能增強會議的能力,而最要緊的,還是在議學的修養。會場議事的進行,全賴議事規則與議事戰術,更在議事程序的熟練與巧妙運用。對於這些,如不嫻熟,不是手足無措,無所適從,便是俯首認輸,眙笑大方。

  議學在政治科學中,雖是一種專門而深奧的學問,卻也最富實際效用的學問,它雖是一門較為枯燥的學問,卻也是一門鑽研愈久,愈益有味的學問。誠如國父在民權初步自序所說:「譬之邱家之操典,化學之公式,非流覽誦讀之書,乃習練演武之書也,若以流覽誦讀而治此書,則必味如嚼蠟,終無所得,若以習練演試而治此書,則將如噉蔗,漸入佳境,一旦貫通,則會議之妙用,可全然領略矣。」

  • 附件:動態規則一覽表
  • 附件:區分所有權人會議開會通知單
  • 附件:區分所有權人會議會議記錄範本
 
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